В первой статье об архиве мы рассмотрели, как хранить документы со сроком хранения до 10 лет.
Теперь поговорим о документах, срок хранения которых составляет 15 и более лет. В основном, это документы с 75 – летним сроком хранения.
Для длительного хранения документы нужно специальным образом подготовить: провести экспертизу ценности и заново оформить дело, соблюдая некоторые правила.
Экспертиза ценности.
За таким серьезным названием скрывается, на самом деле, очень простая процедура. Нужно взять папку с документами и внимательно просмотреть каждый документ.
Что мы проверяем?
- Наличие главных реквизитов документа, таких как: дата, подпись руководителя, номер документа.
- Наличие приложений, если приказ утверждает или вводит в действие какие-либо документы.
Если пропущены документы (сверяем с журналом регистрации), то вместо оригинала помещаем заверенную копию. Убираем лишние, черновые экземпляры и документы, попавшие в дело по ошибке (т.е. по своему содержанию не соответствуют заголовку дела).
Вот, собственно и всё, что нужно сделать, проводя экспертизу ценности.
Архивное оформление дела
После того, как вы просмотрели каждый документ (провели экспертизу), нужно сделать следующее:
- Вынуть документы из папки-скоросшивателя, убрать все скрепки и скобы. В делах не должно быть никаких металлических частей.
- Переложить документы в прямом хронологическом порядке: сверху январь — внизу декабрь. Личные карточки уволившихся работников обычно складывают по алфавиту фамилий, а не по дате увольнения.
- Каждый лист (не документ!) нужно пронумеровать. Номер ставится в верхнем правом углу черным графическим карандашом на свободном от текста месте. Если Вы ошиблись, нумеруя листы, можно проставить литерные номера (например: 35, 35а, 35б, 36, 37 и т. д.) или пропустить номер листа в деле. Все эти особенности — наличие литерных и пропущенных номеров — указываются в листе – заверителе.
- Составить лист-заверитель list-zaveritel и положить его вниз, после последнего документа.
- Составить в двух экземплярах внутреннюю опись документов opis1 по утвержденной Росархивом форме. Листы внутренней описи также нужно пронумеровать, но отдельно от документов дела. Один экземпляр описи положите сверху, на первый документ. Второй останется у вас для учета архивных документов.
- Подшить или переплести всю получившуюся стопку. Переплетная машинка есть не у всех, поэтому на практике поступают следующим образом: сверху и снизу подкладывают картонные листы и сшивают всё вместе толстой иглой в четыре прокола. Если некоторые документы после прошивки выпадают (не захвачены переплетом, не прошиты), нужно всю подшивку распустить и подшить заново. Приклеивать или иным образом прикреплять документы к уже прошитому делу нельзя.
- Оформить обложку дела по специальным правилам.
Поскольку составлять заголовок обложки — это почти искусство, мы посвятим этому вопросу следующую статью.
