Продолжая тему архивного хранения документов, начатую в прошлой статье,
я подробно расскажу, что такое оперативный архив, и что нужно делать с документами временного срока хранения в конце каждого календарного года.
Все документы последних трех лет — это оперативный архив, который должен быть всегда под рукой. Т.е. документы 2013, 2012, 2011 годов на 1 января 2014 года являются оперативным архивом и не оформляются пока для длительного хранения.
Эти документы будут храниться у Вас в офисе наряду с текущими документами весь 2014 год. Помните, что все документы, содержащие персональные данные работников (а это практически все документы по личному составу и по начислению заработной платы) должны быть защищены.
Итак, оперативный архив отложили в коробки. Остались документы четырехлетней давности — за 2010 год и ранее. Это архив компании, требующий описания и обработки.
Конечно, не у всех предпринимателей и организаций есть возможность выделить целую комнату для архива. Но закон этого и не требует. Достаточно поставить несгораемый шкаф или сейф, в котором будут храниться документы прошлых лет.
Теперь нужно разделить документы на кучки по срокам хранения: 75 лет (самая большая кучка), 10 лет, 5 лет, 3 года. Разделили?
Документы с временным сроком хранения (10 лет и меньше)
Узнать срок хранения тех или иных документов можно здесь — hranenie. Приведу сроки хранения некоторых кадровых документов, которые должны быть почти в каждой компании. А сроки хранения других интересующих Вас документов посмотрите сами.
10 лет хранятся:
• журналы инструктажей по охране труда,
• служебные задания, отчеты, переписка об оформлении командировок работников, выбывающих в длительные зарубежные командировки.
5 лет хранятся:
• приказы по личному составу, основания к ним (заявления, докладные и пр.) и журнал регистрации приказов о ежегодных и учебных отпусках, о краткосрочных командировках, о дисциплинарных взысканиях,
• табели учета рабочего времени (если не тяжелые, вредные или опасные условия труда),
• командировочные удостоверения, служебные задания, отчеты, переписка об оформлении командировок работников, выбывающих в обычные командировки,
• программы обучения по охране труда, акты и предписания по ТБ,
• журналы выдачи справок о зарплате, стаже работы, месте работы,
• журналы проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе.
3 года хранятся:
• документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину.
Возможно, в вашей компании присутствуют не все эти документы. Какие документы обязательны именно для Вашей фирмы? Мы писали об этом здесь. Итак, мы разложили папки по срокам хранения. Теперь составляем опись дел (2 экз.) для каждой кучки. Один экземпляр описи Вам нужно положить вместе с папками, а второй оставить для истории. 🙂 Второй экземпляр нужен для учета хранимых и уничтоженных дел.
В делах с временным сроком хранения документы можно не систематизировать, листы не нумеровать, скобы и скрепки не снимать, а оставить все как есть в скоросшивателях. Папки сложить в шкаф, ящик или в архивную коробку. Как только истечет срок хранения дел, нужно составить акт выделения дел к уничтожению, а документы уничтожить. Учтите, что уничтожение должно быть реальным: сжигание, разрезание в шредере.
В следующей статье я расскажу, как подготовить для хранения документы на длительный срок — 75 лет.
