Правильное оформление документов при работе с ИП

Отдельные категории договоров с предпринимателями входят в так называемую зону налогового риска. Это означает, что за такие договоры юридическое лицо будет вынуждено заплатить больше налогов. Какие действия смогут помочь начинающему бухгалтеру грамотно избежать возможных спорных ситуаций с налоговой инспекцией?

Зона потенциального риска

Отношения с предпринимателями попадают в зону налогового риска из-за двойственного статуса ИП. Законодатель не дает четкого разделения предпринимательской деятельности и повседневной бытовой деятельности, в отличие от тех же юридических лиц. Иначе говоря, предприниматель может выступать и как физическое лицо, являющееся хозяйствующим субъектом, и как обычный гражданин. Например, приобрести офисную технику физическое лицо может и как обычный гражданин, и как предприниматель.

В свою очередь, данные коллизии приводят к различным режимам налогообложения по тем категориям договоров, которые предусматривают выплаты в пользу физических лиц со стороны организаций. Согласно ст. 227 Налогового Кодекса РФ, при получении предпринимателем дохода от юридических лиц, последние не рассматриваются в роли налоговых агентов по НДФЛ. Но когда выплаты производятся в пользу обычных граждан, организация рассматривается как налоговый агент. Поэтому из суммы выплачиваемого дохода организация должна удержать налог и оповестить об этом налоговый орган.

На данном моменте и возникают спорные ситуации. В случаях, когда физическое лицо выступает контрагентом, от его статуса (предприниматель оно или нет) зависит порядок налогообложения юридического лица. Именно это обуславливает необходимость правильного составления и проверки документации бухгалтером, чтобы в случае проведения проверки были непосредственные доказательства того, что доход выплачивался предпринимателю, а не физическому лицу. В таком случае никаких обязанностей организации как налогового агента не возникает. В противном случае необходимо разрешать вопрос в судебном порядке для доказательства своей правоты.

Правила оформления договора

Итак, как же можно обезопасить себя от спорных ситуаций? Конечно, самый простой способ — это получение от контрагента свидетельства о государственной регистрации ИП, его последующее заверение и предоставление в случае проверок. Но этот документ ровный счетом ничего не доказывает. В чем его смысл? В том, что оно удостоверяет право лица заниматься предпринимательской деятельностью. Нам же нужно совсем другое — доказать, что это самое лицо выступало в договоре предпринимателем, а соответственно и доход получило как предприниматель.

Из этого следует, что требуются другие доказательства. Какие? Непосредственно заключенный договор. В реквизитах должны указываться не только данные, присущие физическому лицу (адрес проживания, ФИО, номер телефона), но и данные, свидетельствующие про его занятие предпринимательской деятельностью, а именно: ИНН, свидетельство о госрегистрации с номером и датой его выдачи, орган, который выдал документ.

Бухгалтерам нужно обратить внимание на самое начало договора. Место, где представляются стороны, должно содержать информацию именно о предпринимателе, а не обычном физлице. Приведем пример: должно быть не просто «Власенко Игорь Васильевич, в дальнейшем именуемый как Покупатель…», а «Индивидуальный предприниматель Власенко Игорь Васильевич…». А реквизиты сторон указываются в самом конце договора, где ставятся инициалы и подписи сторон.

Итого: бухгалтеру нужно обращать внимание на самое начало договора, где представляются стороны, и на конец, где проставляются реквизиты и подписи. Как в начале, так и в конце должна значиться информация о контрагенте как об ИП.

Не забываем проверять чеки при наличных расчетах

Письменная форма договоров используется далеко не во всех случаях. Куда чаще юридическое лицо (его представитель) приобретает товар у предпринимателя за наличные деньги. Что делать в таких ситуациях?

В данном случае бухгалтеру нужно не забывать просматривать чеки ККТ. Если в чеке имеется информация о том, что он выдан индивидуальным предпринимателем, организация в праве не выступать в роли налогового агента. В фискальном документе должна содержаться следующая информация:

• Отметка фискального режима;
• Номер чека;
• ФИО и ИНН индивидуального предпринимателя;
• Дата, время и цена покупки;
• Номер ККТ.

Если все данные имеются, то рекомендуем снять с него копию, заверить печатью юридического лица и поставить подпись главного бухгалтера. Это всего лишь мера предосторожности — чеки имеют неприятное свойство выцветать за несколько месяцев, а налоговую документацию нужно хранить в течение четырех лет. Так что данный способ хранения лишним не будет.