«Документационная суета и беготня» при регистрации компании покажется сущим раем в сравнении с тем, что придется пережить ее владельцу, принявшему решение о ликвидации своего предприятия. В этом случае его ждет выплата всех задолженностей, сверка всех документов по отчетности с налоговыми инстанциями – ожидаемые процедуры, а также утомительное и трудоемкое мероприятие по «утилизации» (передать в архив) документационной базы компании.
И если бывший владелец не планирует в будущем иметь недоразумений с недовольными пенсионерами и гос. инстанциями, то избегать этого мероприятия не стоит. Лучше заранее разузнать какие именно бумаги необходимо «сдать на хранение» и как это сделать.
Согласно законодательным нормам страны, при ликвидации коммерческих и государственных организаций их документационная база должна быть в обязательном порядке передана в госархив (муниципальный архив) на хранение. Эта законодательная мера касается совершенно всех предприятий, работающих не территории государства, и оговорена в соответствующем ФЗ «Об архивном деле в РФ». А принцип отбора и сбора документов регламентирован в своде «Основных правил работы архивов организаций…».
В обоих законах оговариваются четкие обязанности всех государственных инстанций, которые задействованы в архивном деле государства, но есть и иная сторона вопроса – ликвидация зарегистрированного юридического лица. Эта процедура полностью описана и разъяснена статьями Гражданского кодекса РФ. А именно статьей 63 ГК РФ и ФЗ (№ 129 от 2001 года) «О госрегистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».
При этом ООО будут проходить данную процедуру в соответствии с ФЗ № 14 от 1998 года «Об ООО», а владельцам АО придется заблаговременно решить вопрос об обеспечении сохранности документационной базы организации при ликвидации. Все детали оговорены в Положении о порядке и сроках хранение документов АО. Это положение было утверждено в 2003 году ФКЦБ РФ.
Разобравшись с законодательной стороной вопроса, готовим документы.
Росархив (государственные органы, местного самоуправления, организации по комплектованию госархивов (муниципальных архивов)) будет принимать следующие бумаги:
- документы постоянного хранения;
- бумаги по личному составу;
- бумаги сроком хранения 75 лет;
- документы сроком хранения до 10 лет;
- бумаги, сроки хранения которых еще не истекли.
Эти документы, согласно перечисленным выше законодательным нормам, передаются ликвидаторами (комиссии по ликвидации) или конкурсными управляющими на хранение (до истечения сроков) в госархив или муниципальных архив. При передаче бумаг юридическому лицу придется заключить два обязательных договора. Первый с ликвидатором, второй с архивной инстанцией. На основании договора свершится и ликвидация. Такие меры предосторожности весьма обоснованы, поскольку в перечне необходимых к хранению бумаг могут быть важные бухгалтерские, юридические документы.
Свериться со сроками хранения важных бумаг можно по новому «Перечню типовых управленческих архивных документов …». Постановление утверждено Министерством культуры РФ в 2010 году. К слову, на просторах интернет есть виртуальные ресурсы, которые позволят за несколько секунд определить положенный срок бумаг.
Детальнее о вопросе «куда и кому»
При ликвидации компании изначально следует определиться с «направлением» передачи бумаг. Их может быть несколько:
- Рравопреемнику. В своде «Основных правил …» говорится, что если у ликвидируемого предприятия есть правопреемник, то вся документная база передается преемственной организации;
- Вышестоящей компании. Упраздняться может компания, которая входит в состав группы организации. В этом случае документационная база переходит в руки вышестоящей организации;
- Росархив. Тот вариант, когда у ликвидируемого предприятия нет ни преемников, ни вышестоящих партнеров.
В последнем случае стоит заметить, что бумаги могут быть переданы не только в государственный, муниципальный архив, а и в специализированный архивный центр. Правда, такие центры созданы далеко не во всех административных округах РФ, только в некоторых. Ныне их численность невелика, потому стоит поинтересоваться этим вопросом заранее.
Каких проблем ожидать?
Все гладко, к сожалению, пройти не может. Дело в том, что в государственных архивных инстанциях могут отказать в хранении бумаг. Самой распространенной причиной тому может стать банальная нехватка площадей для хранения. Что же делать в этом случае? Не ликвидировать предприятие? Вовсе нет. Обратиться к профессиональным компаниям, которые оказывают данную услугу. В ряде случаев сотрудничество с профессиональными организациями оказывается более выгодным: утомительная процедура передачи бумаг на хранение проходит значительно приятнее.
Сотрудничество с подобной организацией (с точки зрения прохождения процедуры) не будет иметь глобальных отличий от сотрудничества с госархивом. Юридическому лицу потребуется заключить договор (упоминался выше) с организацией на архивное хранение бумаг.
Отличия коснуться подписания договора с ликвидаторами. В этом распорядительном документе должно быть предусмотрено:
- подготовка бумаг к хранению — обязанность ликвидируемого предприятия;
- оговорен пункт расходов на хранение;
- учтены условия, касающиеся последующей утилизации документационной базы организации;
- учет расходов по утилизации.
Заключение договоров не распространяется на источники госкомплектования муниципальных, государственных архивов. Для выяснения вопроса о том, является ли конкретная компания источником госкомплектования, необходимо обратиться в соответствующий орган управления архивными делами РФ.
В каком виде передаем в архив?
Ликвидация будет возможна лишь в том случае, если организация позаботится об упорядочении всех бумаг, подлежащих архивному хранению. Это обязательное требование, оговоренное в ФЗ «Об архивном деле», который предписывает заняться упорядочиванием бумаг ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему. То есть это обязанность ликвидируемой компании. И осуществляется она за собственный счет.
Что же нужно сделать? Провести ряд процедур:
- Осуществить экспертизу ценности. Проводится процедура при помощи полистного пересмотра всех накопившихся дел;
- Оформление дел. Выполняется в строгом порядке: проверка, подшивка, нумерация листов, переплет, оформление листа-заверителя/листа-описи документов по делу;
- Составление описей. Организация описывает все документы, которые передаются на хранение, вне зависимости от срока хранения и назначения бумаг;
- Создание научно-справочного аппарата к передаваемым делам.
Пройти все процедуры самостоятельно, особенно если организация не занималась архивной деятельностью или вела ее «спустя рукава», фактически невозможно. Потому многим ликвидируемым предприятиям будет уместно обратиться к компетентным помощникам – к профессиональным архивным компаниям. Этот маневр не карается законом, разрешен законодательством страны, но должен быть задокументирован. Последнее означает, что конкурсному управляющему (ликвидационной комиссии) необходимо просто заключить договор об оказании подобной услуги.
Практические рекомендации
- обращаться следует в архивный орган, расположенный на территории зарегистрированного предприятия;
- обращаться в архивный орган следует, будучи полностью подготовленным;
- перед обращением стоит тщательно продумать все пункты приема-передачи бумаг. Ознакомиться с обязательствами всех участвующих в процедуре сторон;
- перед передачей следует проверить наличие всех дел, занесенных в опись;
- внимательно отнестись к хранению бумаг с пометкой «особо важные».
Каждая организация, будучи участником социально-правовой жизни государства и общества, должна нести ответственность за те действия, которые совершает. А потому к процессу ликвидации стоит подойти со всей серьезностью, ведь от правильности его проведения (и проведения в частности) зависят социальные права граждан РФ (начисление пенсии).
