Краткий обзор изменений правил ведения кассовых операций за 2014 год

С первого дня лета в России действуют новые правила оформления кассовых документов. В юридическую силу вступило указание ЦБ РФ 3210-У, а положение 373-П перестало применяться. Специалисты проанализировали изменения и предложили краткую характеристику новых стандартов.

Об этом нужно знать!

Окончательная редакция документа оказалась менее революционной, нежели обсуждавшийся проект. Бухгалтеры могут продолжить использование унифицированных форм. Правила работы с приходными и расходными ордерами, ведомостями и кассовыми книгам практически не изменились. Хозяйствующим субъектам потребуется разобраться с лимитами кассы, выбрать формулы расчетов, а также учесть ряд поправок.

1. Лимиты

ЦБ РФ отказался от строгой привязки лимитов к общему объему поступлений в кассу. Теперь компания вправе рассчитать этот норматив с учетом наличности, а также размера затрат.

2. Расходные и приходные документы

Упростились правила оформления «расходников» и «приходников». Составить их может не только штатный бухгалтер компании, но и независимый специалист, привлеченный на основании гражданско-правового договора. Работать с наличными средствами вправе:

• руководитель;
• главный бухгалтер;
• штатный сотрудник;
• кассир.

Указанным лицам были переданы полномочия на подписание и оформление кассовых документов. Юристы акцентируют внимание, что осуществлять ряд действий самостоятельно руководитель фирмы может лишь при отсутствии в штате квалифицированного бухгалтера.

Ранее доверить фиксацию операций независимому специалисту компания не имела права. Теперь это стало возможным. Единственное условие – при отсутствии бухгалтера все кассовые документы подписывает именно руководитель. Это правило действует даже при привлечении к работе кассира.

3. Содержание визы директора

Требование о визировании руководителями организаций заявлений о выдаче наличных денег на условиях «под отчет» сохранилось. Поправки коснулись содержания такой резолюции. Отныне дату, а также размер выдаваемой суммы прописывать не потребуется. Указанные данные остаются обязательными, нести их вправе либо заявитель, либо бухгалтер.

4. Печатать или писать?

С введением правил упростилась и процедура заполнения расходного документа. Теперь сумму, выдаваемую сотруднику, можно заносить в форму при помощи специальных учетных программ. Прописывать цифры вручную не потребуется. Получателю денег остается лишь подписать документ.

Следует отметить, что прежний порядок не является запрещенным. Контролирующий орган обязан принять оба варианта оформления.

Кроме того, при наличии в штате организации квалифицированного бухгалтера подпись директора на «расходнике» не нужна. Юристы рекомендуют осторожно отнестись к указанному упрощению. По новым правилам, документы должны составляться с применением унифицированных форм. В них же подпись руководителя является обязательным реквизитом.

5. Кассовая книга

С 1 июня разрешается вести этот регистр по прежним формам. Распечатывать его на бумажном носителе допускается всего в одном экземпляре. Исключением является книга выделенных подразделений (филиалов и представительств).

Новостью стало также освобождение от обязанности хранить электронный экземпляр при организации бумажного документооборота. Ранее такое упрощение было запрещено.

6. Использование электронных систем

Компании вправе ограничиться электронным документооборотом только при наличии квалифицированной ЭЦП у каждого сотрудника. Распечатывать копии ведомостей, приходных ордеров и прочих бумаг не требуется.

К сожалению, об оформлении ЭЦП всем работникам организации говорить еще слишком рано. Именно поэтому юристы рекомендуют не отказываться от комбинирования видов документооборота.

7. Порядок внесения правок

Уточнили представители ЦБ РФ также правила исправления кассовых документов. Новые правила вводят:

• запрет на правки электронных документов после их подписания (допускается только удаление и составление нового);
• разрешение на внесение правок в книги, расчетно-платежные, платежные ведомости, изготовленные на бумажном носителе;
• запрет на исправление распечатанных на бумаге «приходников» и «расходников».

8. Применение упрощенного порядка

Правом на применение упрощенного порядка наделены малые компании и предприниматели. Они могут не устанавливать лимиты. Прежние нормативы потребуется отменить соответствующими приказами.

Предприниматели отныне не обязаны вести кассовую книгу. Регистрация операций осуществляется в книгах учета расходов и доходов. Плательщики ЕНВД вообще не используют данные таких документов для исчисления налога.

Эксперты все же рекомендуют оформлять и расходные, и приходные кассовые документы. Это позволит избежать санкций в период наработки практики по применению новых правил.

9. Порядок сдачи наличности

Выручку, превышающую установленный лимит, предприятие обязано сдавать инкассаторам, либо в кредитное учреждение. Возможность передачи денежных средств через почтовые отделения теперь исключена.

10. Правила для подразделений

С 1 июня появилось три новых положения для обособленных подразделений:

• уточнен термин (под обособленным подразделением теперь понимают любое структурное образование фирмы, по месту расположения которого имеется хотя бы 1 штатный сотрудник);
• введена обязанность соблюдения лимита на остаток наличных;
• установлена необходимость ведения кассовой книги вне зависимости от прав на передачу наличности в банк.

Кроме того, головному офису подразделения обязаны передавать не листы книг, а их полные экземпляры, удостоверенные подписью руководителя. Жестких сроков по направлению таких документов правилами не устанавливается (всего 1 раз в год).

В заключение следует обратить внимание бизнесменов на отказ от оформления кассовых книг в дни отсутствия наличных расчетов, необходимости проставления штампов на приходных документах, а также разрешении передачи денег между кассирами без «расходника».