Когда нужно проводить инвентаризацию, чем руководствоваться

Если вы предприниматель, то без инвентаризации (ревизии) вам не обойтись. Сверяют наличие и состояние не только товаров (если у вас магазин), но и бланков, денежных средств, финансовых обязательств, основных средств, производственных запасов и т.д.

Мы начинаем цикл статей о том, как провести инвентаризацию, как поступить с материально ответственными лицами, если недостача выявлена и доказана. Сегодня мы поговорим о том, в каких случаях проводится эта процедура, какие документы регулируют ее проведение.

Обязательно или нет?

Ныне действующее Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ предписывает всем юридическим лицам обязательно проводить инвентаризацию в следующих случаях:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации.

Но руководитель организации может установить и другие, дополнительные случаи, когда инвентаризация необходима.

Если установлена коллективная материальная ответственность, то инвентаризацию целесообразно проводить при смене руководителя коллектива (бригадира), а также, если из коллектива выбывают сразу несколько работников (более 50% от численности коллектива или бригады).

Итак, инвентаризация проводится во всех, определенных Положением случаях, а также по распоряжению руководителя организации.

ИП сразу спросят: какой документ устанавливает случаи проведения инвентаризации предпринимателю? Такого документа нет. ИП вправе сам определять, когда ему проводить инвентаризацию, поскольку все имущество его собственное. Хочет ИП знать истинное положение вещей – делает сверку.

Нормативная база

Для юридических лиц действуют Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина №49 от 13.06.1995. Очень полезный документ, в котором даны указания по проведению всех возможных видов инвентаризации. Даже указано, как следует считать животных и съеденный им корм.

Опять мы видим, что документ предназначен для организаций. Как же ИП?

Проанализировав судебную практику, можно сделать вполне определенный вывод: предпринимателю, который планирует по итогам инвентаризации официально взыскивать с работников недостачу, обращаться в суд или совершать другие юридически значимые действия, необходимо проводить инвентаризацию строго в соответствии с Указаниями. В противном случае результаты ревизии могут быть признаны недействительными, и, следовательно, никаких юридических последствий такие результаты не принесут.

Кстати, Методические указания содержат и примерные образцы всех необходимых для оформления инвентаризации документов: актов, ведомостей, журналов регистрации.

В следующей статье я расскажу о требованиях к проведению инвентаризации.