Пятница, 20 июля 2018 18 +  RSS
Пятница, 20 июля 2018 18 +  RSS
Популярно
13:00, 01 октября 2013

Как оформить Журналы регистрации кадровых документов


В прошлой статье мы выяснили, какие кадровые документы и почему нужно регистрировать. Сегодня поговорим о том, как оформить журналы регистрации кадровых документов.

журнал регистрации кадровых документов

Формы регистрационных журналов (книг)

Есть Журналы (Книги) регистрации, форма которых утверждена на государственном уровне:

  1. «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них» утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69,
  2. «Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки (прибывших в командировку)» утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н,
  3. «Журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля» утвержден Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141.

Все требования к ведению этих форм указаны в соответствующих нормативных актах.

Журналы регистрации других кадровых документов (приказов, трудовых договоров, заявлений работников, уведомлений и пр.) не имеют законодательно утвержденной формы. Поэтому работодатель вправе самостоятельно разработать форму журналов регистрации для каждого блока документов.   Как это сделать грамотно? Во-первых, вспомним, что такое регистрация:

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе.

Т.е. в журнал регистрации нужно внести некоторые реквизиты документа для того, чтобы можно было его идентифицировать.

Какие графы внести в журнал регистрации?

Обязательными должны быть следующие графы:

  • регистрационный номер
  • дата регистрации
  • заголовок документа (краткое содержание документа)
  • примечание

Графы, включаемые на выбор:

  • наименование структурного подразделения
  • наименование вида документа
  • ФИО (или должность) работника, в отношении которого составлен документ
  • резолюция (исполнители и сроки)
  • согласование (кто согласовал документ)
  • отметка об исполнении документа,
  • расписка в получении и др.

Главное: регистрационная запись должна недвусмысленно описывать конкретный кадровый документ, фиксировать дату его создания или получения.

Общие требования к оформлению журналов регистрации

Все требования к оформлению журналов регистрации направлены на то, чтобы исключить возможность зарегистрировать документ задним числом или удалить ранее зарегистрированный документ. Это и доказывает, что документ был создан именно в день регистрации.

  1. Журнал должен быть прошит,
  2. Все листы от начала до конца должны быть пронумерованы,
  3. На задней обложке журнала нужно поместить заверительную надпись:
    «В журнале прошито и пронумеровано __ (прописью) листов.
    Директор (ИП) ___________ (И.О. Фамилия)».
  4. Надпись заверяется печатью организации.

Некоторые специалисты как обязательное требование называют наличие твердой обложки. Думаю, что вид обложки не влияет на факт подтверждения регистрации. Дело в том, что журналы регистрации хранятся столько же, сколько и сами документы, которые в них зарегистрированы, т.е. 75 лет. И плотная обложка способствует лучшей сохранности журнала. Поэтому, если в качестве журнала регистрации Вы используете общую тетрадь, то оберните ее обложкой для тетрадей, и все.

В следующей статье я расскажу, какие журналы регистрации являются обязательными именно для Вашей компании.

Об авторе: Анна Славинская

Анна Славинская, кадровик-практик. Личный сайт www.slavianna.ru с бесплатными материалами. Группа ВК https://vk.com/kadrydoc отвечаю на вопросы в реальном времени.

Обсуждение: 7 комментариев
  1. Анна:

    Аня, опять к Вам за помощью. Если сам ИП является ответственным за ведение журналов (регистрации приказов, движения трудовых книжек и т.д.), нужно ли на него составлять приказ на назначении ответственным?
    И если мы с сотрудником заключаем договор о мат.ответственности, обязательно ли нужно на издать приказ о назначении данного сотрудника МОЛ? Получилось, тчо на 2-х сотрудников приказы делала и договора МОЛ, они потом уволились, а на нового сотрудника договор сделала, а приказ нет. Как теперь поступить. все приказы регистрируются….
    ой, тоска

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Приказ о назначении ответственного за ведение журналов регистрации не издается. Обязателен только приказ о назначении ответственного за ведение и оформление трудовых книжек.
      Приказ о назначении сотрудника МОЛ также не нужен. Достаточно указания на это в трудовом договоре и заключения договора о полной МО с работником.

      Ответить
      1. Анна:

        Спасибо за все статьи и ответы)

        Ответить
  2. Анна:

    Жду статью. Правильно я понимаю, что сшивать можно за несколько лет в 1 папку (а то 1 сотрудник…) и приказы о переводе на неполный рабочий день, изменение оклада хранить 75лет, а приказ на предоставление отпуска без сохранения з/пл — хранят 5лет?

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Приказы об отпусках без сохранения зарплаты тоже хранятся 75 лет.

      Ответить
  3. Анна:

    Анна, подскажите, приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком (до 1,5, 3-х лет) хранят 5 или 75 лет? И как правильно хранить лицевые счета работников (сшивать? у нас в ИП от 1 до 8чел). Спасибо.

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Трудовым кодексом предусмотрен только отпуск по уходу за ребенком до трех лет. Этот приказ имеет срок хранения 75 лет.

      Все документы, подлежащие длительному (75 лет) хранению, сшиваются.
      Подробнее о хранении документов в декабрьских статьях.

      Ответить

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

© 2012 - 2018 Энциклопедия начинающего предпринимателя