Суббота, 5 декабря 2020 18 +  RSS
Суббота, 5 декабря 2020 18 +  RSS
Популярно
5:34, 15 сентября 2014

Что нужно сделать кадровику в первую очередь на новом месте работы?


Очень хороший вопрос, на него в двух словах не ответишь. Мне приходилось несколько раз самой принимать дела на новом месте работы, сейчас я периодически помогаю своим ученикам ориентироваться в новой компании. Так что в статье я сформулирую практически выработанный подход.

кадровик на новом месте с чего начать

Итак, вы пришли в новую организацию. В первую очередь…

…сделайте опись существующих кадровых документов

В идеале нужно бы провести полноценную процедуру приема-передачи дел от бывшего работника, но это происходит очень редко, даже в крупных организациях кадровые документы не передаются по акту. Больше того, новый работник часто вообще не имеет возможности пообщаться с прежним кадровиком и вынужден буквально разыскивать кадровую документацию компании.

Поэтому в первый день нужно собрать все имеющиеся папки и документы по кадрам на текущий год, составить их опись на дату вашего первого рабочего дня. Опись можно оформить в виде таблицы:

  • название дела (например, «Приказы по личному составу»);
  • крайние номера документов в деле (например, с 1-лс от 11.01.2014 по 26-лс от 03.09.2014);
  • особенности оформления (эта колонка особенно важна, если документы оформлены с недочетами: отсутствуют подписи работников, пропущены номера приказов, неправильно заполнены унифицированные формы).

Кстати, такая опись нужна при вступлении в любую должность (бухгалтера, например), которая связна с ведением определенного массива документов.

Можно ли обойтись без описи? Да можно, конечно. Но тогда все косяки предыдущего работника не будут зафиксированы, вы не отделите их от своего периода работы. И постепенно прежние недочеты будут ассоциироваться с вами, а ваши оправдания, что «это не я» будут восприниматься негативно. Составление описи не займет много времени, но зато даст ясную картину состояния документации на момент начала вашей деятельности в компании и станет отправной точкой вашей работы.

Итак, описали все хозяйство, которое вам досталось в наследство от прежнего работника, теперь…

… определяем, что необходимо исправить в первую очередь

Я уже писала о кадровых документах, которые должны быть у каждого работодателя. Для удобства загляните в таблицу Список кадровых документов. Здесь собраны все документы, которые упоминаются в ТК РФ, это основной массив кадровой документации.

Определите по таблице, какие документы (дела) должны были бы присутствовать в вашей новой компании, и сравните с тем набором документов, которые вы нашли, составляя опись. Все на месте? Отлично, тогда приступаем к следующему этапу. Если вы обнаружили, что каких-то документов нет (обязательного локального акта, журнала регистрации, графиков и т.д.), то придется их оформлять и постепенно вводить.

В этой связи хочу высказать свою личную позицию, которая не совпадает с распространенными рекомендациями. Я не советую вновь принятому кадровику восстанавливать документы, которые должен был сделать, но не сделал его предшественник, задним числом. Достаточно оформить нужные бумаги в реальном времени.

Например, нет Правил внутреннего трудового распорядка. Не стоит составлять и утверждать его прошлым годом или датой приема первого работника. За этим шагом последует целая череда фальсификаций: нужно будет собрать подписи работников в листах ознакомления в том порядке, в каком они принимались, каким-то образом восстанавливать подписи уволившихся работников. Я не вижу в этом никакого смысла. Более того, работники утвердятся во мнении, что все документы составляются только «для галочки», они не являются регламентами для них, поэтому и соблюдать их не обязательно. Такой вот психологический финт.

Начните все делать правильно с того момента, когда вы приступили к работе. Возможно, что на исправление недостатков в кадровой работе потребуется некоторое время, иногда несколько недель. Это нормально, невозможно все сделать сразу.

Итак, начиная работу по оформлению недостающих обязательных документов….

… приглядитесь к проведению кадровых процедур

Наличие правильно оформленных документов – это только полдела в кадровой работе. Не менее важно проводить кадровые процедуры в соответствии с законом. Кадровых процедур много: отбор персонала, оформление приема на работу, процедуры перевода и увольнения, предоставление отпусков, предоставление гарантий и т.д. Проведение каждой процедуры регулируется трудовым законодательством и некоторыми другими федеральными законами и подзаконными актами.

Процедура оформления на работу считается одной из сложных. Мы насчитали с вами целых 12 этапов, которые нужно провести последовательно, в определенном порядке.

Самые запутанные и не отлаженные процедуры в компаниях – предоставление отпусков и гарантий работникам. Кто, когда и кому пишет заявления, какие документы предоставляет, в какие сроки – все эти вопросы, как правило, не продуманы, не зафиксированы, что часто приводит к нарушениям норм закона.

Самая рискованная процедура – увольнение работника. Нарушение сроков расчета и выдачи трудовой книжки, неправильное оформление документа-основания для издания приказа об увольнении может спровоцировать судебное разбирательство.

Если вы увидели, что процедуры проводятся хаотично, нарушая нормы закона, то вам придется организовывать их правильное проведение. Здесь уже недостаточно одних знаний по кадровому делу, придется включать организаторские способности, мягко и неуклонно поворачивать механизм в нужное русло.

На нашем сайте в рубрике «Трудовое законодательство» мы очень стараемся рассказывать обо всех кадровых процедурах подробно, но при этом просто, доступно и понятно,  обязательно отвечаем на вопросы читателей в комментариях к статьям. Так что не теряйтесь, приступая к работе в новой компании.

Об авторе: Анна Славинская

Анна Славинская, кадровик-практик. Личный сайт www.slavianna.ru с бесплатными материалами. Группа ВК https://vk.com/kadrydoc отвечаю на вопросы в реальном времени.

Обсуждение: есть 1 комментарий
  1. Думаю статья пригодится не только кадровикам, но и предпринимателям-работодателям, которые хотят привести свои кадровые документы в порядок до 2015 года.

    Ответить

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

© 2012 - 2020 Энциклопедия начинающего предпринимателя